Obr. 1 Stručný přehled legislativy elektronizace spisové služby

Pro organizace, které v současnosti vedou spisovou službu v listinné podobě to neznamená jen pořídit si program, který jim zajistí kompletní vedení agendy spisové služby elektronicky, ale zejména změnu řady zažitých pracovních postupů.

Potřeba zrychlení elektronizace běžných pracovních postupů se ukázala jako klíčová zejména v covidových období, kdy se osobní kontakt stal doslova nežádoucí.

Dalším bodem, který je potřeba zmínit je nárůst počtu uživatelů datových schránek, který nastane od 1. 1. 2023. Od tohoto data bude zřízena datová schránka všem právnickým osobám a zejména všem podnikajících fyzickým osobám. Taktéž bude zřízena datová schránka fyzickým osobám, které se po tomto datu přihlásí přes elektronickou identitu občana (https://info.identitaobcana.cz/) svým prostředkem elektronické identifikace. Orgán veřejné moci (OVM) má povinnost doručovat dokumenty prostřednictvím datových schránek dle § 19 odst. 1 SpŘ a § 17 odst. 1 z.č.300/2008 Sb. Z toho vyplývá, že bude potřeba řešit ve větší míře podání a doručování datových zpráv do datových schránek, již dříve než od roku 2026.

Jak už jsme si nastínili výše, vedení elektronické spisové služby není jen o programu, ale také o kvalitní metodické pomoci potřebné pro nastavení nových pracovních postupů. Společnost GORDIC Vám dokáže nabídnout nejen kvalitní atestovaný program pro vedení spisové služby elektronicky, ale i metodickou pomoc při zavádění elektronizace pracovních postupů.

Pro školy a školská zařízení si GORDIC připravil speciální edici elektronické spisové služby GINIS SSD Education, která je přizpůsobena potřebám právě školám a školským zařízením. Na novém webovém portálu spisovasluzbaproskoly.cz se můžete dozvědět více zajímavých informací o této edici.

Obr. 2 Elektronická spisová služba GINIS Systém Správy Dokumentů (SSD)

Pro malé obce i příspěvkové organizace je taktéž přichystáno kompletní řešení vedení elektronické spisové služby. Kterou lze provozovat přímo v infrastruktuře obce nebo ji nově máte možnost využívat jako softwarovou službu v bezpečném cloudu založeném na technologiích Microsoft AZURE.

Jsme Vám připraveni poskytnout nezávazné konzultace, cenové nabídky i školení v oblasti elektronických spisových služeb i elektronizaci pracovních postupů pro Vaši organizaci. Nemějte obavy společně to zvládneme.