Co to znamená?

Určení veřejnoprávní původci budou muset od tohoto data:

• provozovat atestovanou eSSL, která bude odpovídat požadavkům nové legislativy
• přizpůsobit své vnitřní předpisy, procesy i technologické řešení spisové služby novým pravidlům,
• mít všechny dokumenty zařazeny ve spisech, již nebude možné vyřizovat samostatné dokumenty mimo spis,
• upravit spisový a skartační plán, včetně nových věcných skupin a zrušení skartačních znaků „V“,
• a další…

Co je třeba udělat už teď?

1. Seznamte se s legislativou a metodikami
   Sledujte aktuální znění zákona, vyhlášky a metodiky Ministerstva vnitra. Důraz je kladen na elektronickou podobu vedení spisové služby, interoperabilitu a auditní dohledatelnost.
2. Změňte návyky už nyní
   Všechny nové dokumenty už vkládejte do spisů. Spisy zatřiďujte do věcných skupin hned při vzniku. Dodržujte pravidla pro e-podpisy a digitální formát dokumentů.
3. Upravte Spisový řád a plán
   Revidujte interní předpisy tak, aby odpovídaly novým pravidlům. Zahrňte změny v přijímání dokumentů, práci s kontejnery, jejich uchovávání a archivaci.
4. Připravte migrační schéma
   Starší záznamy bude třeba transformovat do nového systému. Definujte pravidla, jak naložit s dokumenty a spisy, které nejsou uzavřeny do 31. 12. 2026.
5. Zajistěte úpravy v ostatních informačních systémech (SED)
   Samostatné evidence dokumentů musí být propojeny s eSSL a splňovat nové nároky. Pokud nejsou plně v souladu, bude nutné je upravit nebo doplnit integraci.
6. Školte zaměstnance
   Zavádění nové legislativy není pouze technický problém – změna pracovních návyků a porozumění novým pravidlům je klíčová pro úspěšný přechod.

Nečekejte na poslední chvíli

Přechod na atestovanou eSSL je složitý proces vyžadující čas, investice i změnu myšlení.

Začněte jednat včas. Úprava systému, dokumentace i zaškolení lidí zabere měsíce. Čím dříve začnete, tím klidnější bude přechod na nové povinnosti. Náš implementační tým Vám bude nápomocen.