Povinnosti a termíny

• Od 1. 7. 2025 – dodavatelé nesmí původcům podléhajícím atestaci nabízet ani dodávat systém, který nesplňuje požadavky (atestaci).
• Od 1. 1. 2027 – úřady musí vést spisovou službu v atestovaném systému.
• Výjimka – malé obce bez stavebního a matričního úřadu, jimi zřizované organizace a školy: systém nemusí být atestovaný, ale musí splňovat NSESSS.
• Sankce – za porušení povinností hrozí pokuta (§ 74 zákona).
• Pozor: projednává se odklad (úřady 2029/2030), ale není schválen – závazně platí 1. 2027. Na odklad nespoléhejte.

Co se mění (NSESSS 2024 + novela vyhlášky)

• Konec skartačního znaku „V“ – nově jen A (archiv) a S (skartace).
• Každý dokument musí být ve spisu (nebo typovém spisu) ještě před vyřízením.
• Spisový a skartační plán se staví na spisy a agendy – dokumenty ve spisu mají stejný spisový znak i skartační režim.
• Jednoznačný identifikátor (PID) – systém ho přidělí každému dokumentu (nezaměnitelnost).
• Vyšší důraz na audit – protokol ukládá i otisk (hash) komponenty při změně.

Co to znamená v praxi

• Počítejte s ruční prací. Zařazování do spisů, kontrolu a doplnění údajů i vyřizování děláte vy; systém pomáhá jen u některých kroků (čísla, identifikátory, lhůty, skartační balíčky). Co za vás udělá automaticky, se liší – ověřte si to u dodavatele.
• Revidovat spisový a skartační plán (náhrada znaku „V“).
• Včas zajistit atestovanou verzi a migraci dat a převod do formátu PDF/A.

Časté otázky – krátce

• Musíme mít atestaci? Ano, od 1. 1. 2027 (kromě výjimky výše).
• Přijdeme o číslo jednací? Ne, neodebírá se; dokument navíc vždy má PID.
• Co se starými „V“ dokumenty? Zůstávají a vyřadí se podle původních pravidel.
• Stačí počkat? Ne – příprava zabere měsíce, začněte včas.

Zdroje: zákon č. 499/2004 Sb., vyhláška č. 259/2012 Sb., NSESSS (4. znění, 2024) a metodické výklady Ministerstva vnitra.